Política de tratamiento de datos personales

La institución, como responsable del tratamiento, adopta esta política en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015). Aplica a todos los datos personales que recolectamos por cualquier medio: este sitio web, formularios, correo, teléfono, WhatsApp, oficinas y procesos académicos y administrativos.

1. Definiciones

• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, los datos de salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia. Transferencia: envío de datos a otro responsable.

2. Principios

Aplicamos los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

3. Datos que tratamos y para qué

Tratamos únicamente los datos necesarios para cada finalidad:

• Aspirantes e interesados en programas (nombre, correo, teléfono, programa de interés): responder sus solicitudes, informar sobre la oferta académica, el proceso de inscripción, matrícula, becas y financiación, y hacer seguimiento a su solicitud.
• Estudiantes y egresados: gestionar la admisión, la matrícula, el registro académico, el bienestar, las prácticas, los grados y la relación con egresados; cumplir los reportes que exigen el Ministerio de Educación Nacional (SNIES, SPADIES, Observatorio Laboral) y otras autoridades; expedir certificados.
• Solicitantes de crédito directo, sus deudores y referencias (identificación, copia del documento de identidad, datos de contacto, laborales y financieros, ingresos y gastos, certificados y referencias): estudiar, aprobar o negar, legalizar y hacer seguimiento al crédito educativo; verificar la información; consultar y reportar en centrales de riesgo con la autorización que los deudores firman (Ley 1266 de 2008); gestionar el cobro; y, en las renovaciones, reutilizar los datos de los deudores de una solicitud anterior cuando el estudiante lo pide. Quien llena la solicitud declara que informó a los deudores y a las referencias y que ellos lo autorizaron; los deudores lo ratifican al firmar los formatos institucionales. Estos datos se guardan cifrados, solo los consulta el personal de Cartera y Financiera que atiende cada caso, cada consulta queda registrada y se conservan mientras dure el crédito y el tiempo que exige la ley.
• Aspirantes a empleos (datos de contacto, formación, experiencia y hoja de vida): adelantar los procesos de selección y, si el aspirante lo autoriza, tenerlo en cuenta para futuras vacantes.
• Docentes, colaboradores y contratistas: gestionar la relación laboral o contractual, la nómina, la seguridad social y las obligaciones legales.
• Proveedores, aliados y entidades con convenio: gestionar la relación contractual y los convenios.
• Visitantes del sitio web y de las sedes: atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones (PQRSF), mantener la seguridad de las instalaciones y del sitio, y elaborar estadísticas sin identificar a las personas.
• Imágenes y videos de eventos institucionales: divulgar la vida institucional en el sitio web y redes sociales, con autorización de las personas que aparecen de manera identificable.

Los datos podrán usarse también para enviar información institucional y de la oferta académica solo cuando el titular lo haya autorizado, y por el canal que haya elegido.

4. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Cuando sean necesarios (por ejemplo, información de salud para servicios de bienestar o ajustes razonables), se pedirá autorización explícita, se informará cuáles son sensibles y su finalidad, y se tratarán con medidas de seguridad reforzadas.

Los datos de menores de 18 años se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y Código de la Infancia y la Adolescencia), con la autorización de su representante legal y, según su madurez, teniendo en cuenta su opinión.

5. Autorización

Pedimos la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas (por ejemplo, marcar la casilla de autorización de un formulario). Conservamos la prueba de esa autorización: fecha y hora, versión de esta política, el medio por el que se otorgó y, en los formularios de este sitio, la dirección IP desde la que se envió. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (orden de autoridad, datos públicos, urgencias médicas, fines históricos o estadísticos, y datos del Registro Civil).

6. Derechos del titular

Como titular, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite ante la institución.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.

7. Cómo ejercer tus derechos

Puedes presentar tu solicitud al correo para datos personales o en las sedes indicadas en la sección «Responsable del tratamiento» de esta página, o por el Sistema PQRSF. La solicitud debe incluir tu nombre, documento de identidad, la descripción de lo que pides, una dirección o correo para responderte y los documentos que quieras hacer valer. Si actúas en nombre de otra persona, debes acreditar la representación.

• Consultas (conocer tus datos o cómo se han usado): se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles más (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar, o por un posible incumplimiento): se atienden en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más, avisándote antes. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo hagas, se entenderá que desististe (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012). Mientras se resuelve, el dato se marcará como «reclamo en trámite».

8. Encargados, transmisión y transferencia

Podemos apoyarnos en terceros que tratan datos por nuestra cuenta (por ejemplo, proveedores de alojamiento web, correo electrónico, plataformas académicas y servicios en la nube), con quienes suscribimos los acuerdos exigidos por el Decreto 1377 de 2013 para garantizar la seguridad y confidencialidad. Algunos de estos proveedores pueden estar fuera de Colombia; en ese caso se hace a países con niveles adecuados de protección o con las garantías previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. No vendemos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales.

9. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado de los datos: acceso por roles y permisos, verificación en dos pasos para cuentas sensibles, conexión cifrada, registro de actividad y copias de seguridad. Conservamos los datos durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que se recolectaron y los plazos que exijan la ley y las tablas de retención documental de la institución (Ley 594 de 2000); después se suprimen o se anonimizan.

10. Comunicaciones con aspirantes

Los contactos con fines informativos o comerciales se hacen solo por los canales que el titular autorizó y en los horarios de la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, y con la frecuencia que esa ley permite. Puedes pedir en cualquier momento que dejemos de contactarte.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada en la sección «Responsable del tratamiento» y las bases de datos se mantendrán vigentes mientras se cumplan sus finalidades. Cualquier cambio sustancial se publicará en este sitio antes de aplicarse y, cuando afecte la finalidad del tratamiento, se pedirá una nueva autorización.